Projectmanagement geoptimaliseerd
Het managen van langlopende projecten in teams
TPA Global voert projecten uit op het gebied van transfer pricing voor multinationals over de hele wereld. Dit zijn projecten waar een team maanden tot langer dan een jaar aan werkt. Het is complex werk met een hoop afstemming met klanten. Ideale processen om verbeteringen in aan te brengen met begeleidende automatisering. Er is enorm gewonnen aan efficiency waardoor er meer uren worden besteed worden aan klant inhoudelijk werk. Ook is er meer real time inzicht in de lopende projecten wat het sturen van de organisatie op verschillende niveaus makkelijker heeft gemaakt.
Behoefte aan eenduidige processen
Op het moment dat wij starten waren er binnen de teams nog een hoop variaties in de manieren van werken. Nog voordat we gestart zijn met het uitwerken van de automatisering hebben we overleg gehad met de betrokkenen om tot een ideale procesbeschrijving te komen die voor iedereen werkt. Deze procesbeschrijving is gebruikt als template voor de uiteindelijke automatisering. Zo was iedereen op de hoogte en was er enthousiasme voor de aankomende automatisering.
Terugbrengen tijd in management en facturering
Bij de inventarisering zijn uiteindelijk 2 doelen gesteld. De eerste was het terugbrengen van de tijd die projectmanagers kwijt waren aan het organiseren, rapporteren en factureren van de processen. Het tweede doel was om de data in de geautomatiseerde processen te kunnen gebruiken voor meer inzicht in de bedrijfsprocessen en zo waar nodig bij te kunnen sturen.
Beide punten hebben bepaald:
- Welke delen van het proces volledig geautomatiseerd werden
- Op welke punten er via interacties juist weer teamleden bij betrokken werden
- Wanneer en op welke manier alle betrokkenen op de hoogte worden gehouden
Volledig begeleid 4 ogen-principe
Het versturen van een factuur wil je niet graag corrigeren. Daarom is het belangrijk dat deze goed gecontroleerd wordt voor deze uitgestuurd wordt. Hierbij wordt niet alleen de beschikbare data gebruikt, maar ook de kennis van de projectmanager. Naast een goedkeuring van de projectmanager wordt in het proces ook de goedkeuring van een senior gevraagd. Zo is gegarandeerd dat de factuur altijd de werkelijke situatie en de afspraken met de klant goed weerspiegeld.
Dit proces zorgt er ook voor dat alle belanghebbende in elke maandelijkse cyclus op de hoogte zijn van de staat van het project en eventuele uitzonderingen of overschrijdingen.
Proces over meerdere systemen
Zoals veel van de processen die wij automatiseren loopt ook dit proces via een aantal systemen en documenten. In dit geval hebben wij ook geholpen met de selectie van één van de systemen: Timely voor tijdregistratie.
Met Odigos begeleiden wij de data, communicatie en overdrachtsmomenten tussen deze systemen. We zorgen er voor dat overal de gegevens consistent zijn met de status van het proces. Van het originele contract tot aan de facturen in Exact.
Start jouw case met Content Power
Daag ons uit met jouw vraagstuk. Wij kijken graag met jou naar een passende oplossing. Met onze oplossingen werk je niet alleen efficiënter en met meer plezier, je verdient de investering ook al op korte termijn terug.
contact